Принципы управленческого учета — о чем нужно знать бинесу?

В деятельности любой организации обязательно присутствует такой элемент, как учет. Он имеет различные направления. Одно из них – управленческое. Управленческим учетом принято называть ту отрасль учетной деятельности, что обеспечивает информационную поддержку управленческим системам. Другими словами, это учет данных для последующего принятия решений по предпринимательской деятельности компании.

Предметом этой отрасли работы являются анализ, планирование и учет, которые позволяют улучшить показатели результативности организации.

В свою очередь, управленческий учет концентрирует внимание на следующих объектах:

• расходы, осуществляемые центрами ответственности;
• получаемые ими доходы;
• эффект и итоги работы этих центров.

У каждого из этих объектов имеется свое внутреннее деление на следующие элементы:

Производственные ресурсы, необходимые для обеспечения эффективного труда сотрудников в ходе работы организации. Они включают в себя:

• основные фонды, состоящие из производственного оборудования, помещений, прочих средств, а также методики их эксплуатации и текущего состояния;
• нематериальные активы, включающие в себя объекты, в которые совершаются долгосрочные инвестиции, вроде лицензий, стандартов качества, владения или аренды площади;
• материальные активы, представляющие собой нужные для осуществления труда предметы, а также ресурсы, обрабатываемые в ходе производственных процессов;
• трудовые ресурсы, которыми обозначаются сотрудники и их трудовой потенциал в качестве живого запаса энергии, используемые для реализации производственных мероприятий и получения трудовых результатов.
• процессы хозяйственной деятельности, их итоги и эффекты, в сумме составляющие деятельность производства.

Методология управленческого учета

Специфика современных рынков и техник ведения бизнеса выдвигают весьма специфические требования к методике осуществления управленческого учета. Так, распространенные стандарты качества ставят во главу угла упор на оперативный сбор разноплановых данных для высшего менеджмента и непосредственных руководителей компаний с одновременным выполнением целей, стоящих перед разными рангами управления производством, с учетом разных правовых допусков и уровней ответственности. Это подразумевает, что прежде, чем непосредственные руководители примут те или иные управленческие решения, они должны обладать полным, точным и опережающим доступом ко всем поставляемым данным. В противном случае им не будут доступны в полной мере функции прогнозирования и планирования бизнес-деятельности.

На основании этого можно со смелостью заявить, что без более-менее точного прогнозирования ожидаемых показателей расходов, доходов и т.д. невозможно осуществлять управленческую деятельность. Это обосновывает потребность в освоении и совершенствовании управленческого учета. Облегчить эту часть работы позволяет его стандартизация. Поэтому любая современная компания ставит ее в список своих ключевых задач, в конечном счете преумножая свою прибыль за счет эффективности проводимого учета.

Менеджерам данные, поставляемые посредством управленческого учета, позволяют рассмотреть все доступные опции и альтернативы, выбрать наиболее оптимальные и включить в итоговую версию бизнес-плана и бюджета на реализацию запланированных мероприятий. Впоследствии все тот же управленческий учет позволит осуществлять контроль над их исполнением, отслеживая показатели фактических величин. Это позволит оперативно регистрировать отхождения от запланированных значений смет, инвестиционных целей, этапов плана и нормативных характеристик, а затем предпринимать корректирующие мероприятия во избежание нарушения предстоящий работы и невыполнения поставленных целей.

В случае возникновения соответствующей нужды, корректировке подлежат не предпринимаемые действия, а сами запланированные результаты и процесс их достижения. Дело в том, что управленческий учет функционирует с предположением, что план адекватен ситуации и реализуем. Потому, если план является недостижимым, то попытки его исполнить ставят под удар все показатели эффективности организации. Из-за этого в определенных условиях корректным решением для менеджера будет не предпринимать заведомо нереализуемые попытки достичь целевых показателей, а изменить план.

Менеджмент бизнес-деятельности организации представляет собой составной комплекс из различных процессов, выполняемых на разных уровнях управления, а также различные стандарты к исполнению управленческого учета. Эта комплексность обуславливает сложность ведения управленческого учета. Он вынужден включать в себя целый ряд процедур, проведение каждой из которых необходимо для получения результатов. Разумеется, в зависимости от специфики работы организации, текущими запросами и поставленными деловыми целями, как отдельные элементы, так и вся базовая концепция учетной системы подлежат изменению. Эти перемены также могут быть вызваны поправками в стандарты для финансового или управленческого учета.

Поэтому предпочтение следует отдавать универсальным и гибко настраиваемым инструментам. Одним из таких можно считать программное обеспечение от «1С», позволяющее организовывать, проводить и изменять управленческий учет, а также проводить мониторинг финансового положения организации. Еще одно преимущество подобных систем – возможность интеграции с другим ПО. Плотное взаимодействие между системами обеспечивает более точный, оперативный и масштабный сбор информации о финансовом положении и более широкую выборку показателей для наблюдения за имплементацией принятых решений.

Принципы управленческого учета

Подводя итог методологической основе управленческого учета, можно выделить ряд типовых целей, из-за которых он проводится. Они включают в себя увеличение доходов организации, занятие новых сегментов или ниш рынка, увеличение рентабельности продукции, урезание расходов, улучшение имиджа бренда, общий рост экономических результатов. В зависимости от конкретного целеполагания, компании выбирают соответствующий подход к управленческому учету. Однако, каждая подобная методология базируется на определенных принципах. И хотя есть различия между ними, базовый список принципов остается неизменным. В него входят:

1. Скорость. Как можно понять, указывать на необходимость своевременной и оперативной передачи данных руководству в полном объеме, без задержек и искажений. Следование этому принципу эффективно уменьшает скорость реакции на изменения среды, позволяет быстрее адаптироваться.
2. Конфиденциальность. Доступ к информации предоставляет рычаги воздействия на ведение дел в организации. Это полезно для назначенных менеджеров, но недопустимо в руках посторонних. Управленческие отчеты содержат коммерческую информацию, предназначенную для внутреннего пользования, а потому должны сохранять свою секретность.
3. Экономичность. Также известный, как «бритва Оккама», этот принцип гласит, что нельзя «плодить сущности», то есть всю ненужную информацию следует отсекать. Поэтому при ведении управленческого учета рассмотрению и внедрению подлежат только те данные, что напрямую связаны с управленческими системами, помогают заявленным задачам и позволяют экономить доступные ресурсы.
4. Полезность. Не все доступные данные полезны для создания учета. Принимать потоки информации целиком вслепую нельзя, так как избыточная информация создает слишком много работы, значительная часть результатов которой может и вовсе никогда не пригодится. Это противоречит нужде в оперативном выполнении заданных целей.
5. Гибкость. Любая организация вынуждена вести свою деятельность в условиях неполных данных. Вне зависимости от уровня контроля, всегда остается доля неизвестности. И организация, и среда вокруг нее, включая рынок, подлежат изменениям. Управленческий учет должен подстраиваться следом.
6. Отстраненность. Управленческий учет своей спецификой и функционалом выделяется на фоне других видов учета. Поэтому он должен вестись и регистрироваться в обособленном порядке. Также необходимо категоризировать получаемые данные по структурным подразделениям организации.
7. Доступность. Качественно собранная информация сама по себе не является полезной, если она не была донесена до пользователя в полезном для него виде. Поэтому все собранные данные необходимо трансформировать в соответствии с регламентом работы и запросом менеджера, чтобы они могли быть полноценно изучены.
8. Контролируемость. Управленческие отчеты должны включать все важные показатели, но отдельно обозначать контролируемые и неконтролируемые для более лучшего понимания ситуации с упором внимания на первые.
9. Прогнозируемость. Главной установкой учетной системы должно быть направление на совершенствование результативность производственных процессов посредством составления прогнозов о ключевых финансовых показателях.
10. Полнота. Помимо оперативности, точности и прочих характеристик качества предоставляемой информации, важна ее полнота как показатель глубокого и проработанного охвата рассматриваемых бизнес-процессов.
11. Единство. В первую очередь оно должно проявляться в оформлении, а потому также может называться стандартизацией. Управленческая отчетность на протяжении времени, особенно длительного, должна приводиться в едином общем формате, что позволяет легче работать с ней.
12. Регулярность. Управленческий учет оказывает должный эффект на деятельность организации лишь при достаточно долгом его внедрении. А это требует периодического и регулярного отчета. По типу некоторых других форм отчетности, он может быть ежеквартальным или даже ежемесячным. Это предоставляет актуальные и свежие данные для менеджмента и статистического прогнозирования.
13. Корректировка. Все выявляемые отклонения от заявленных ориентиров должны подвергаться тщательному изучению, даже если эти отклонения были внесены в план. Это служит выявлению факторов их образования, определению ответственных лиц и последующему устранению несоответствий.
14. Мотивация. Четкое представление о ходе работ, вкладываемых трудовых ресурсах и получаемых результатах позволяет в равном мере определять лучших сотрудников и руководителей, и тех, кто менее успешно справляется со своими обязательствами, а потому и более честно распределять награды и штрафные санкции.

Функции управленческого учета

Каждый из 14 принципов управленческого учета является обязательным указанием в его организации и осуществлении. Без следования им невозможно в полной мере реализовать функционал этого направления деятельности. Каждый из принципов является необходимым элементом; невыполнение или недостаточно выполнение одного становится причиной проблем со всеми остальными.

В свою очередь, функции, осуществляемые за счет принципов, включают в себя:

• оперативный учет, изучение, мониторинг, составление планов и прогнозов для работы центров ответственности;
• формирование мотивационных подходов, которые обеспечивают синхронизацию задач и интересов отдельных подразделений и даже сотрудников с общими целями предприятия;
• предоставление информации и консультации для выработки актуальный решений по управлению организацией с целью максимизации доходов при одновременном сохранении объемов капитала.

Но этот функционал представляет собой общие результаты правильно организованного управленческого учета, в то время как принципы – требования к его достижению. Для непосредственной реализации теоретической части необходимы специфические прикладные элементы методологии, а именно материальная база и конкретные практические действия:

1. Документация включает в себя описывающие хозяйственную деятельность организации первичные документы. Именно эта первичная форма учета является основой для формирования базы данных управленческого учета;
2. Инвентаризация представляет собой проверку текущего состоянии материального имущества и финансовых обязательств организации, в том числе применимо к отдельным объектам предприятия;
3. Компиляция собранных данных в единую форму помогает эффективнее осуществлять стратегическое управление организацией;
4. Контрольные счета представляют собой отдельные записи с итогами по соответствующим отчетным периодам. Они включают в себя суммы операций и потому могут быть применены для перепроверки корректности учетных записей;
5. Планирование является постоянным процессом сравнения условий микро- и макросреды организации для формирования последовательности предстоящих действий;
6. Нормированием называют работу по составлению перечней нормативных показателей и требований, описывающих корректную трансформацию расходов в итоговый продукт;
7. Лимитирование призвано пресекать издержки материальных ресурсов в случае их выхода за возможности и нормативы, установленные менеджментом;
8. Анализ заключается в рассмотрении выявленных отклонений и выявлении их причин, причем как на уровне отдельных подразделений, так и организации в целом.
9. Последний инструмент управленческого учета, одновременно завершающий всю работу по планированию – контроль. Он проявляется в различных формах мониторинга за идущими или завершенными бизнес-процессами и призван выявлять отклонения для последующей корректировки.

Как можно убедиться, управленческий учет представляет собой весьма комплексную работу. Создание системы учета с нуля, поиск собственных решений, адаптация под специфику организации – сложные вызовы даже для больших компаний. А для средних и малых предприятий выделение трудовых ресурсов на осуществление подобной работы без гарантий ее правильного исполнения и вовсе может стать излишней статьей расходов. Но и пренебрегать таким полезным инструментом менеджмента нельзя. Поэтому часто используется аутсорсинговые компании, специализирующиеся на внедрении управленческого учета. Делегируя им подобную работу, предприятие может сосредоточиться на выполнении своей основной деятельности, одновременно получая все преимущества от оперативного и точного мониторинга своих бизнес-процессов.